Datum: 06-10-2019
Versie: 003

Uw gegevens in vertrouwde handen

Indien u lid bent van Monza, of u meldt zich aan voor onze email nieuwsbrief of u vult het contactformulier in op de website: dan hebben wij uw gegevens nodig. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen. En wat uw rechten zijn. Zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.

Welke gegevens gebruiken wij?

• Als lid van Monza hebben wij uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum en geslacht nodig voor het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst. Van leden jonger dan 16 jaar vragen wij tevens naam en telefoonnummer van een ouder of verzorger. Daarnaast vragen wij of u in het bezit van een geldig EHBO- of BHV-diploma.
• Van de deelnemers aan de beachtrainingen houden wij naam, emailadres en telefoonnummer bij.
• Om u een nieuwsbrief te kunnen sturen hebben we alleen uw naam en emailadres nodig.
• Als u het contactformulier op de website invult op de website dan vragen wij je naam en mailadres, zodat we kunnen reageren op je bericht.
• Van leveranciers en sponsors houden we bedrijfsnaam, naam, adres, telefoonnummer, emailadres en bankgegevens bij.
• De sponsorcommissie houdt incidenteel van leden en ouders van jeugdleden beroep en werkgever bij. Zodat wij u kunnen benaderen voor sponsoractiviteiten.
• Wij vragen vrijwilligers die met jeugdleden te maken hebben een VOG aan te vragen en ter bewaring af te geven aan de penningmeester.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens:

• voor het bijhouden van de ledenadministratie;
• om door te geven aan de Nevobo (alleen van toepassing bij competitie-spelende leden, deelnemers aan de minitoernooien van de regio Haaglanden en functionarissen zoals bestuursleden, trainers en scheidrechters);
• voor het versturen van facturen;
• voor het versturen van digitale nieuwsbrieven;
• voor het versturen van informatie en uitnodigingen aan leden en bij minderjarige leden ook aan hun ouders/verzorgers, waarvan het emailadres is doorgegevens aan de edenadministratie;
• voor het maken van teamoverzichten van jeugdteams, deze worden verspreid binnen de teams en trainingsgroepen;
• voor het uitnodigen voor deelname aan activiteiten van Monza;
• ter benadering van oud-leden voor activiteiten waarvoor oud-leden worden uitgenodigd, bijvoorbeeld een reünie.

Wij gebruiken ook cookies

Met cookies kunnen wij onze website verbeteren.  Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen.

Wij vragen als u onze website bezoekt toestemming voor het plaatse van cookies. U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.

Wij hebben onze Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld. Uw IP-adres wordt als anoniem weergegeven en wij delen geen gegevens met Google.

Hoe gaan wij om met de verstrekking van gegevens aan derden?

Zonder uw toestemming verstrekken wij geen gegevens aan derden.

Wij geven de gegevens van competitie-spelende leden, deelnemers aan der minitoernooien van de regio Haaglanden en functionarissen zoals bestuursleden, trainers en scheidrechters door aan de Nevobo.

Gegevens buiten de EU

Wij maken gebruik van partijen die gevestigd zijn buiten de EU. Wij werken alleen samen met partijen die gecertificeerd zijn voor het EU-US Privacy Shield en waar wij een verwerkersovereenkomst mee hebben.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens gedurende de periode van het lidmaatschap of overeenkomst + 2 jaar. En daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Gegevens van leden worden na opzegging van het lidmaatschap toegevoegd aan het oud-leden bestand, tenzij u aan geeft dat u niet opgenomen wilt worden in het oud-leden bestand.

Wij gebruiken een mailinglijst voor onze nieuwsbrieven (Blablaadjes). Indien u geen nieuwsbrieven meer wenst te ontvangen dan kunt u zichzelf uitschrijven via de uitschrijflink die onderaan iedere nieuwsbrief is opgenomen.

Welke rechten heeft u?

Uw rechten zijn ook in de wet geregeld. U mag:

• uw gegevens bij ons opvragen;
• uw gegevens laten veranderen als die niet kloppen;
• uw gegevens laten verwijderen;
  • Het kan voorkomen dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben om onze overeenkomst uit te voeren, of om ons aan een wet te houden.
  • U kunt zich op elk moment zelf afmelden van onze email-nieuwsbrief (Blablaadje).
• bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens;
• uw gegevens overdragen;
  • Wanneer u gegevens aan ons heeft gegeven met uw toestemming of op basis van onze overeenkomst. Overdragen kan aan een andere partij of aan uzelf.
• het gebruik van uw gegevens tijdelijk beperken;
  • Bijvoorbeeld als u bezwaar heeft gemaakt tegen gebruik van uw gegevens.

Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?

Onze website en IT-systemen zijn goed beveiligd. En wij nemen steeds maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Wij zorgen ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens en dat de toegang tot persoonsgegevens afgeschermd is. Onze bestuursleden en vrijwilligers hebben duidelijke instructies gekregen hoe zij om moeten gaan met uw gegevens. Onze veiligheidsmaatregelen worden regelmatig gecontroleerd.

Hoe gaan wij om met de registratie van minderjarigen?

Indien u zich als minderjarige wenst aan te melden als lid of deel te nemen aan activiteiten van Monza, dan dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.

Link naar andere websites

Onze website kan links naar andere websites bevatten. Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van Monza.  Andere websites kunnen hun eigen privacyverklaring hanteren. Wij raden u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Monza is verantwoordelijk

Monza is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Wij kunnen deze privacyverklaring veranderen

Monza past haar privacyverklaring van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels. Of naar aanleiding van besluiten van de ledenvergadering of als wij nieuw activiteiten ontwikkelen. Op onze website vindt u altijd de laatste versie. Monza raadt u dan ook aan om de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal Monza er alles aan doen u per e-mail en via de website te informeren.

Hebt u een vraag, tip of klacht?

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of Monza wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Secretaris: Wiebe Hillebrand
Email: secretaris@vvmonza.nl

Komen wij er samen niet uit? Leg uw klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.